قد تعتقد أنه ليس لديك وقت لتنظيم المكتب، ولكن إذا كنت تعرف حقًا مقدار الوقت الذي يكلفك هذا الاضطراب فعليك إعادة النظر فيه.
لا يتم احتساب إعادة ترتيب ونقل الأكوام من حين لآخر، لا تقوم أيضًا بتنظيف مكتبك، إذا قمت بتمرير الفوضى في سلة المهملات، أو درج المكتب.
مساحة مكتبية مرتبة ومنظمة نسبيًا تمهد الطريق لزيادة الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع.
لا يجب أن يستغرق تنظيم مكتبك أيامًا، بل يمكن القيام به قليلاً في كل مرة، في الواقع، الحفاظ على مكتب منظم يكون أكثر فاعلية إذا تعاملت معه كمشروع مستمر ، بدلاً من هجوم هائل.
لذا إذا كنت مستعدًا للبدء ستساعدك النصائح التنظيمية التالية المقدمة من المتجر الالكتروني للمستلزمات المكتبية على تحويل مكتبك إلى مساحة عمل فعالة.
1. تطهير مكتبك
تخلص من الفوضى ، تخلص من كل ما لا تحتاجه أو تريده، ثم انظر حولك ما الذي لم تستخدمه منذ فترة؟
خذ منطقة واحدة في كل مرة. إذا لم يفلح ، أرسله للإصلاح أو ارميه. إذا لم تكن قد استخدمته منذ شهور ولا يمكنك التفكير في الوقت الذي ستحتاج إليه بالفعل ، فسيذهب الأمر. ينطبق هذا على الأثاث والمعدات والإمدادات وما إلى ذلك.
لا تنسى المواهب والنباتات (الحقيقية أو الاصطناعية) والديكورات - إذا كانت مغطاة بالغبار وجعل مكتبك يبدو رثًا ، فهي لعبة عادلة.
2. تجميع وإعادة التوزيع
اجمع كل عنصر ليس في المكان الذي ينتمي إليه وضعه في مكانه.
3. إنشاء "مناطق عمل"
حدد نوع النشاط الذي يحدث في كل مجال من مجالات مكتبك. من المحتمل أن يكون لديك مساحة عمل رئيسية (على الأرجح مكتبك) ومنطقة مرجعية (خزانة ملفات ، أرفف ، أغلفة) ومنطقة إمداد (خزانة ، أرفف أو أدراج).
ضع المعدات والإمدادات المناسبة الموجودة في المنطقة المناسبة قدر الإمكان.
4. إغلاق المخزن
ضع المعدات والإمدادات التي تستخدمها في متناول اليد. الأشياء التي نادرًا ما تستخدمها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدًا.
5. احصل على ملصق جيد
اختر صانع ملصقات سهل الاستخدام. خذ الوقت الكافي لتسمية الأرفف والصناديق والسلال والأدراج. لن يذكرك فقط إلى أين تذهب الأشياء ، ولكنه سيساعد أيضًا الآخرين الذين قد يحتاجون إلى العثور على أي شيء أو استخدامه أو التخلص منه في مكان عملك.
6. مراجعة نظام الملفات
مع انتقالنا بالكامل إلى العصر الرقمي ، تقلصت الحاجة إلى تخزين الملفات الورقية.
ماذا يمكن لمتجرك رقميا؟ هل تقوم بتكرار الملفات؟ قد تتمكن من حذف بعض الملفات والمجلدات التي استخدمتها في الماضي. إذا كنت تقوم بتخزين الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتأكد من عمل نسخ احتياطية بشكل منتظم.
إليك بعض أفكار التخزين لإنشاء نظام حفظ سلس:
إنشاء مجلد اجتماع - ضع كل "العناصر التي ستتم مناقشتها" هناك جنبًا إلى جنب مع العناصر التي يجب تسليمها ، والتقارير التي يجب تقديمها ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على الاستعداد للاجتماعات ويوفر لك التوتر بشكل متساوٍ. أنه تم تحريك الاجتماع.
قم بإنشاء مجلد WOR - الكثير من أوراقنا الفوضوية عبارة عن أشياء معلقة حتى يقوم شخص آخر بالرد أو التصرف. ضعهم في مجلد WOR (في انتظار الاستجابة). تحقق من ذلك كل بضعة أيام لمعرفة الإجراءات البارزة التي قد تحتاج إلى متابعتها.
صناديق التخزين - استخدم صناديق التخزين غير المكلفة للاحتفاظ بالملفات المؤرشفة وإخراجها من مساحة الملفات الحالية.
صناديق المجلات - استخدم صناديق المجلات أو المجلدات لتخزين المجلات والكتالوجات التي تريد تخزينها حقًا. يرجى التأكد من أنك في حاجة إليها حقًا للرجوع إليها أو للبحث عنها ، أو إعادة تدويرها أو التخلي عنها.
مجلد القراءة - قم بتعيين ملف للمقالات والمستندات المطبوعة التي تريد قراءتها والتي ليست عاجلة.
ملفات الأرشفة - عند اكتمال المشروع ، ضع كل المواد معًا وحفظها بعيدًا. احتفظ بـ "مجلدات العمل" الخاصة بالمشاريع قيد التقدم.
ملف أسبوعيًا - لا تدع ملفاتك تتراكم. ضع أوراقك في مجلد "To File" ، ثم ضع كل شيء مرة في الأسبوع.
تعرف على المزيد من النصائح حول تنظيم ملفاتك هنا: كيفية تنظيم ملفاتك لإنتاجية أفضل
7. امسح مكتبك
قم بإزالة كل شيء، ونظفه جيدًا وأعد فقط العناصر الضرورية للاستخدام اليومي.
فيما يلي بعض الروابط المقدمة من المتجر الالكتروني للمستلزمات المكتبية للحصول على أدوات تنظيمية لمكتبك:
コメント